Proceso
que se realiza en una unidad de información desde la selección de un documento,
hasta la recuperación y utilización del mismo por parte de un usuario. Dicho
proceso lleva implícito un análisis que consiste en un trabajo mediante
el cual, por un proceso intelectual, extraemos unas nociones del documento para
representarlo y facilitar el acceso a los originales. Según Pinto (1993) el
proceso documental se describe como “un conjunto de operaciones sucesivas de
recogida, tratamiento y difusión de documentos e informaciones”. Estas
operaciones, según Chaumier (1979) , se deben situar en tres fases: la primera
la colecta, en la que realiza la adquisición, selección y registro de los
documentos; una segunda fase de tratamiento, durante la que se realiza un
análisis del contenido y de la firma de los documentos y se organizan en la
memoria documental, a partir de la cual se efectuarán los procedimientos de
recuperación de los documentos; y una última fase de difusión, orientada hacia
los usuarios para ponerlos en contacto con los documentos que satisfagan sus
objetivos de búsqueda de información.
Por lo tanto podemos resumir las
tareas del proceso documental en:
-
Entrada: definición y recogida de los documentos que interesan.
Las operaciones básicas son la selección, la adquisición y el registro de los
documentos. La selección documental consiste en escoger entre los millones de
documentos producidos mundialmente aquellos que cubren el campo definido por el
centro documental y que por su utilidad merecen registrarse en el fondo.
-
Tratamiento: con el doble objetivo de organizar los depósitos de
documentos y producir ficheros interrogables (manuales o automatizados) a los
que habrá que recurrir posteriormente. El análisis documental es el conjunto de
operaciones cuyo resultado consiste en representar el contenido de un documento
de forma diferente al original. Da lugar a la elaboración de un documento
secundario o conjunto de referencias bibliográficas. Las operaciones del
análisis se dividen en: análisis formal o catalogación, análisis de contenido
(clasificación, indización y resumen) y constitución y ordenación de los
depósitos.
-
Salida: explotación de los recursos del centro mediante
la interrogación puntual o la edición de productos documentales adaptados a las
demandas de los usuarios, por lo tanto, consiste en difundir la información
mediante una serie de servicios específicos
En consecuencia, podemos subdividirlas
en:
Entrada (selección, adquisición y registro)
Entrada (selección, adquisición y registro)
- Tratamiento
(análisis, búsqueda, Memoria documental, Operaciones de selección, Instrumentos
de recuperación y Demanda documental)
Salida (difusión general o selectiva)
Salida (difusión general o selectiva)
De esta manera se comprendería un
esquema como el siguiente:
Para hacernos una idea del funcionamiento mediante una imagen:
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